来客の案内はどう進める？受付から会議室までの言葉と動き

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来客の案内では、誰がどの担当者を訪ねたのかを確認し、受入れの準備ができた場所へ案内します。言葉遣いだけでなく、相手が迷わず安全に移動できることも大切です。まずは職場の受付手順と、使用する部屋を確認しておきましょう。

受付では、名前・訪問先・約束を確認します

来客に気づいたら挨拶し、会社名と名前、訪問先の担当者を確認します。必要に応じて、予約の有無や時刻も確かめます。

独自例文なら、「いらっしゃいませ。恐れ入りますが、お名前とお約束の担当者をお聞かせいただけますか」と尋ねられます。すでに名乗られた内容を、同じ形で何度も聞かないようにしましょう。

約束が見つからない場合は、来客が間違っているとすぐ断定せず、社内の担当者へ確認します。入館証や受付票を使う職場では、その手続きを先に行います。

担当者には、来客の名前、到着したこと、必要な連絡内容を伝えます。部屋が使用可能か、誰が迎えるかも確認してください。

部屋が空いているように見えても、そのまま入れてよいとは限りません。別の会議の資料や画面が残っている場合もあります。職場の入室ルールに従い、案内先が整っていることを確かめます。

すぐ案内できないなら、「担当者に確認しております。こちらで少々お待ちいただけますか」と伝えます。分からない待ち時間を、短く見せるためだけに約束しないようにしましょう。

案内を始めるときは、「会議室へご案内いたします」と目的地を示します。廊下の角や扉の前では、「こちらを右へお進みください」のように、短く分かる言葉を使います。

言葉だけでなく、相手がついて来られているかを確認します。歩く速さを固定せず、荷物や移動のしやすさに合わせて調整しましょう。

職場で指定された席があれば、それを確認して勧めます。上座の基本を知っていても、移動しにくい位置へ無理に案内する必要はありません。

車いす、杖、荷物などへの配慮が必要な場合も、見た目だけで判断せず、必要なことを本人に確認します。「こちらのお席でよろしいでしょうか」のように、意向を尋ねる方法があります。

部屋へ着いた後は、担当者を待つ場所や次の流れを伝えます。着席の案内、担当者への連絡、退出の仕方まで、職場の手順に合わせて進めてください。

案内の練習では、入口から部屋まで一度歩き、迷いやすい分岐や開けにくい扉を確認しておくと役立ちます。口頭の説明だけでは分かりにくい場所があれば、どこで立ち止まって示すかを考えます。歩く位置を暗記するより、相手が進む方向を理解できることを目指しましょう。

来客が複数人の場合は、先頭の人だけを見て進まないようにします。後ろの人が扉を通れたか、途中で離れていないかを確かめます。必要なら、部屋の名前を短く伝えておくと、行き先を共有しやすくなります。

受付を離れて案内する場合は、その間の受付対応も職場の手順で確認します。来客を迎える仕事を一人で抱えず、担当者や他の受付担当と連携することも、案内を途切れさせないための準備になります。

予約のない来客や、予定より早い到着では、担当者の対応可否を確認します。「必ず会えます」「すぐ来ます」と、自分だけで決めないようにしましょう。

対応できない場合は、担当者へ確認した範囲で、連絡方法や別の案内を伝えます。長く待ってもらう場合も、放置せず状況を知らせます。案内は、部屋へ連れて行く動きだけでなく、人と情報をつなぐ仕事です。

確認日：2026年10月22日。厚生労働省の受付事務の説明と公的な接遇資料を参照しました。具体的な動線や入室の順番は、職場の設備と手順で変わります。本記事は実務技能検定協会の公式記事ではなく、例文は独自作成です。

秘書検定（秘書技能検定）は公益財団法人実務技能検定協会の検定です。このページは協会の公式記事ではありません。試験の制度・日程は、受験する回の協会の案内で確認してください。

敬語や表記には、場面や組織によって考え方に幅があるものがあります。記事中の例文は Souba Apps が作ったもので、過去の試験問題ではありません。

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