電話の取り次ぎは何と言う？担当者の確認・不在・折り返し

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電話の取り次ぎでは、相手と担当者を確認し、つなぐか、不在時の希望を聞くかを判断します。長い敬語を用意するより、次に何をするのかを一つずつ伝えることが大切です。以下は独自に作成した基本的な例文です。

最初に、相手の名前と担当者を確認します

電話を受けたら、職場で決められた名乗り方に従います。相手の会社名と名前、誰に取り次ぐかを聞き取ります。聞こえなかった部分は、推測せず確認しましょう。

「恐れ入ります。お名前をもう一度お聞かせいただけますか」と聞き返せます。会社名だけ不明なら、その部分だけを尋ねると相手の負担を減らせます。

同じ名字の担当者が複数いる場合は、部署などを確認します。聞き取れたつもりで別の人へつなぐより、短く確かめるほうが行き違いを防げます。

担当者を確認できたら、「営業担当の佐藤でございますね。確認いたしますので、少々お待ちください」と伝えます。社外の相手に自社の担当者を述べる際は、通常、名字に「様」を付けません。

保留にしてから、担当者へ相手の会社名、名前、分かっている用件を伝えます。電話機の操作は職場で確認してください。受話口を手で覆うだけで、会話が聞こえなくなるとは限りません。

すぐにつながらない場合は、保留を続けたまま放置せず、状況を伝えます。待ってもらうか、別の連絡方法にするか、相手の希望を確かめましょう。

状況	伝える例
担当者が席にいない	申し訳ございません。佐藤はただいま席を外しております。
別の電話に対応中	佐藤はただいま別の電話に出ております。
戻る時刻が分からない	戻る時刻は、現時点では確認できておりません。

不在の理由は、職場の方針に従い、相手に必要な範囲で伝えます。病状、私用の内容、詳しい外出先などを、求められたからといって話す必要はありません。

また、確認していない帰社時刻を「すぐ戻ります」と約束しないようにします。丁寧な言葉であっても、不確かな情報なら相手の予定を狂わせることがあります。

「戻りましたら、お電話するよう申し伝えましょうか」と尋ねれば、折り返しを希望するか確認できます。希望されたら、電話番号、都合のよい時間、担当者へ伝える用件を必要な範囲で聞きます。

「後でこちらからかけます」と言われた場合は、その意向も担当者へ伝えます。折り返し不要の電話を、折り返し依頼として記録しないことが大切です。

伝言を預かる場合は、日時や番号を復唱します。自分が約束できない回答期限や業務判断まで、担当者に代わって引き受けないようにしましょう。

担当者へつないだ後に、相手が最初から全てを説明し直すことがないよう、必要な情報は保留中に伝えます。ただし、受けた人が内容を判断し、実際とは違う相談名へ要約しないようにします。分からなかった点は、そのまま確認が必要だと伝えましょう。

相手が急いでいても、電話番号や名前の確認を省くと、折り返しできなくなる場合があります。「念のため、番号を確認いたします」と短く断り、重要な情報をそろえます。

不在対応の練習では、担当者がすぐ戻る場合だけでなく、戻る時刻が未確認の場合も考えておくと役立ちます。「分からない」とだけ言って終えるのではなく、何を確認でき、どの連絡方法なら案内できるかを考えます。できることを明確にし、できない約束を増やさないようにします。

電話を終える前に、折り返しの要否や伝言の要点を確かめます。「佐藤へ、資料確認のご依頼と、明日午前中の折り返し希望を申し伝えます」のように整理できます。

受けた内容は、担当者へ確実に届く手段で渡します。急ぎなら、メモを置くだけで足りるかを考え、社内の連絡手順に従ってください。言葉遣いと同じくらい、内容を正確につなぐことが重要です。

確認日：2026年10月22日。公的機関の電話応対資料と文化庁の敬語資料を参照しました。実際の対応は職場のルールに合わせます。本記事は実務技能検定協会の公式記事ではありません。

秘書検定（秘書技能検定）は公益財団法人実務技能検定協会の検定です。このページは協会の公式記事ではありません。試験の制度・日程は、受験する回の協会の案内で確認してください。

敬語や表記には、場面や組織によって考え方に幅があるものがあります。記事中の例文は Souba Apps が作ったもので、過去の試験問題ではありません。

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